如果您的公司规模非常小，您可以自行将文件存储在公司计算机上，但找到一家可以为您存储文件的提供商往往更符合您的利益。使用提供文档归档的文档管理服务可为您提供许多功能，包括额外的安全性，并且它们可以在您需要时帮助您进行设置和故障排除。
6.评估流程和存储。
文档归档是一个持续不断的过程，需要不断关注以确保流程正常运行。将每年审查所有文档管理和归档程序作为公司政策的一部分，并进行必要的调整。
将这一流程作为入职流程的一部分，确保员工从始至终清楚了解整个流程，并为有需要的员工提供年度培训进修。
您还应该定期检查存档材料以确保信息安全且可访问，并且还要检查谁有权访问这些文档，谁无权访问这些文档。
文件归档最佳实践
文档归档和管理是一个不断发展的过程，需要不断监控和调整。使用这些 拉脱维亚whatsapp 数据 实践，让您的文档归档达到最佳状态。
1. 了解记录保留要求。
了解每种文件保存期限的规定。一般的经验法则是保存 10 年（契约、某些财务记录和税务文件除外），但许多行业和组织都有具体的规则和规定。
2. 确定什么构成商业记录。
每家企业都不同；一家企业必须存档的文档可能对您的公司来说并不那么重要。尽早定义什么是业务记录（以及您希望如何保存它），并确保您的员工清楚区别。
3.有清晰的存储系统。
确定要保留哪些记录后，请仔细制定保存记录的系统 。 您可以按类型、职能、团队或客户对文档进行分类，并相应地命名文件。无论您做出什么决定，请将其添加到公司的政策列表中，并确保在整个公司范围内实施。
4. 确定您的文件保留政策。
您的员工在公司工作期间将有权访问数百甚至数千份文档。您可以控制谁可以查看或编辑哪些文档，以及每位员工有权访问这些文件多长时间。
必须根据您公司的独特用途和需求来确定政策，但以下是一些与文档管理和归档相关的常见政策：
电子邮件保留
携带自己的设备
移动设备管理
5.考虑您的安全需求。
安全归档文件的第一步是学习合规性。每个行业都有标准，这些标准通常由政府法规制定。您必须了解这些法规并遵守它们，以避免出现重大问题。
当您了解了要求后，您需要审核文件安全性，以查找缺陷和不合规来源。您可以将档案安全审核外包给专业团队，这通常是找出内部审核容易遗漏的盲点的好方法。
如何决定要归档哪些文件
虽然您应该自行判断哪些文件需要归档，但您可以遵循以下两个经验规则来指导您的决定：
根据法律或行业特定法规要求归档所有您需要归档的内容，并按照法规要求保留这些文件。
保留对您的企业的创建、延续和生命至关重要的任何资料，例如财产契约、许可证副本、员工税务和就业表格以及营业税记录。